Qu’est-ce que le Flex-Office ? 

Le flex office et ses services, ou espace de travail nomade, est aujourd’hui la nouvelle tendance en entreprise. Rendre le travail plus flexible en offrant des services, principalement grâce au digital, entre home office et desk sharing, c’est une véritable révolution des modes de travail. 

Fini les bureaux fixes pour les salariés ! Quand on sait qu’un poste pour un cadre coûte à une entreprise française en moyenne 15 000 € à l’année, on comprend mieux pourquoi le flex-office est à la mode.

Le salarié peut désormais travailler de chez lui en home office ou à la cafétéria, qui devient un espace de co-working. Il peut se préserver du brouhaha dans les Bubble Rooms (ou Silent Room). Essentiellement, le collaborateur a besoin de se sentir à son aise pour travailler où qu’il soit. C’est bien pour cela que l’entreprise va mettre en place une multitude de services en flex-office.

Ses avantages et inconvénients  

Le flex-office permet plus de liberté, d’autonomie et de flexibilité. De nombreux services sont proposés aux collaborateurs et peuvent parfois paraître même un peu farfelus.

A.    Les avantages 

• Accroître l’autonomie tout en repensant le systeme managériale 
• Repenser et Optimiser les espaces vides en lieux fonctionnels 
• Développer ses connaissances sur différents métiers interne et externe de l’entreprise
• Réduire la sédentarité
• Améliorer le relationnel et la créativitéAugmenter le bien-être des salariés 
• Limiter les coûts immobiliers
• Accroître la productivité
• Eviter la routine et développer les échanges avec les collègues 
• Baisser le temps de transport
• Rapproche les personnes venant de secteurs d’activités différents 

B.    Les inconvénients 

Ayant de nombreux avantages, le concept du Flex Office ou les services attenant à celui-ci peuvent poser certains problèmes pour les collaborateurs :

• Besoin d’une bonne organisation personnelle  
• Pression managériale chez soi (en cas de home office) 
• Besoin de stabilité
• Problème de communication interne
• Baisse de concentration / Fatigue
• Bruitage au niveau des locaux
• Déshumanisation du contexte professionnel car besoin de s’approprier la personnalisation de l’espace de travail 
• Absences et réduction des bureaux pouvant être interprétée comme une menace pour les emplois
• Absence voire perte de repères
• Isolationnisme : réduction des échanges avec les collaborateurs

Par ailleurs, 25 à 35% des salariés en France travaillent déjà en flex-office. Selon un sondage Opinionway, 68% des français sont défavorables à la mise en place du desk sharing.

Malgré les côtés négatifs que ce concept peut présenter, bon nombre de grandes entreprises ont déjà sauté le pas. Par exemple, Bouygues Telecom, Engie, BNP, Renault… ont toutes déjà initié leurs collaborateurs à cette nouvelle dynamique de travail.

Réussir son projet de Flex Office 

Comme vous l’avez remarqué, ce n’est pas une mince à faire que de faire adhérer ses collaborateurs à cette nouvelle dynamique de travail. Premièrement, celle-ci casse les codes humains et démystifie le codes du travail, auxquels nos ancêtres et nous-mêmes avons été habitué.

Incontestablement, pour réussir sa transition en flex-office, il faut se réinventer et repenser l’espace de travail comme un lieu où tous les services nécessaires aux salariés sont à portée de main.

Voici les 11 services flex-office incontournables pour réussir votre transition

• La première chose à prévoir est la mise en place de vestiaires / consignes pour les effets personnels de vos salariés.
• Une excellente connexion internet/WiFi est indispensable ! Car bien évidemment, qui dit plus de bureau fixe, dit plus d’ordinateur fixe. Le flex-office n’est autre que le fait de ne plus avoir de bureau attitré. En conclusion, cela veut dire que les salariés ont des laptops qui leurs permettent de travailler de partout. Par conséquent, la connexion internet doit être excellente de n’importe quel endroit du bureau.
• Garder des bureaux vacants accessibles à tous, surtout pour ceux qui auront du mal à s’acclimater au début.
• Une salle de brainstorming est essentielle pour stimuler la créativité et pour travailler ensemble sur de nouveaux projets. Elle permettra d’encourager la cohésion entre vos collaborateurs.
• La conciergerie d’entreprise devient un des services flex-office phares. Effectivement, elle permet aux salariés d’allier vie professionnelle et personnelle facilement.
  D’ailleurs, les services de conciergerie ne sont plus réservés uniquement aux grosses structures. Par exemple, l’entreprise Quatre Epingles propose une conciergerie entièrement digitalisée et décentralisée pour toutes les bourses !
• La Phone Box acoustique signe le retour en entreprise de la cabine téléphonique. Désormais 100% insonorisée, elle vous permettra d’offrir des moments calmes à vos collaborateurs. En effet, pour travailler efficacement, il ne faut pas qu’ils soient dérangés par le bruit souvent important dans les flex-office. A vrai dire, il en existe plusieurs sortes, adaptées à la taille de toutes les structures.
• Il ne va sans dire que les bornes de rechargement pour smartphones Welock garantiront une full batterie aux téléphones de vos collaborateurs ! Sans bureau fixe, ils n’ont pas toujours leur chargeur avec eux. Ainsi, vous leur évitez de chercher en vain à emprunter un chargeur et aux autres, de se les faire piquer !
• Dans ces conditions, une buvette ou kitchinette à chacun de vos étages ! Dorénavant, la pause goûter est incontournable et n’a pas d’âge ! Fini le distributeur de café impersonnel: en flex-office, on doit se sentir comme à la maison !
• Pour que les salariés soient détendus et moins stressés : La Zen Zone ou Care Room, avec des poufs ou banquettes de relaxation permet à chacun de prendre un moment pour se déconnecter.
• Les Bubbles Room ou bulles de concentration, avec tous les services attenants (téléphone, table, vitres…) sont un excellent dispositif pour garantir la confidentialité de certaines réunions. Effectivement, vos salariés pourront y trouver calme et concentration facilement.
• Pour finir, recruter un Happy Officer pour égayer les journées des salariés : le Chief Happiness Officer, a pour mission de favoriser le bien-être au travail et d’améliorer la convivialité au sein de son entreprise

Est-ce la solution du futur ?

Malgré toutes les difficultés que peut présenter le flex office, il a certainement de beaux jours devant lui.

Tout bien pesé, l’attrait financier du flex-office ne laisse plus aucune entreprise indifférente. De la start-up à la multinationale, tous souhaitent optimiser leurs espaces de travail et réduire ainsi leurs charges immobilières.

Certes les nombreux services flex-office apportés aux collaborateurs leur donnent l’impression de travailler confortablement mais est-ce véritablement l’avenir de l’espace de travail ?

Somme toute, les événements actuels liés à la pandémie Covid 19 ont conforté les services généraux dans l’intérêt de revoir et de repenser l’espace de travail et le mode de travail. De plus, les inconvénients du des sharing poussent beaucoup< les salariés au Home Office, dit télétravail. Effectivement, cette nouvelle organisation du travail exige beaucoup de rigueur et d’autonomie et ne convient malheureusement pas à tous.

Toutefois, le Home Office semble remporter davantage de succès que le flex-office, d’autant plus qu’il est encore moins coûteux pour les entreprises.

Car à bien considérer les choses, il semblerait que ce soit la réduction des charges immobilières qui prime sur le bien être des salariés…